Et si l’on faisait la rétro des rétrospectives ?

Et si l’on faisait la rétro des rétrospectives ?

En tant que Product Owner, je ne suis pas forcément la personne de l’équipe vers qui l’on se tourne quand on a envie de parler de Rétrospective. Dommage parce que j’ai beaucoup de choses à dire à ce sujet.

 

Je me suis pas mal posé de questions sur la Rétro… Dans mon passé, j’ai réalisé quelques missions de “Scrum but” où la Rétrospective était généralement laissée de côté. Je le regrette aujourd’hui, j’aurais dû seconder le Scrum Master dans cette tâche, d’autant que la Rétro, outre le côté éminemment ludique qui me plait beaucoup, est aussi très proche des ateliers de conception que je pratique avec mes utilisateurs.

Rétro – spective ?

Qu’est ce que la Rétrospective ? Le mot lui-même est important : Rétro (en arrière) et spectro (regarder longtemps ou souvent). La Rétrospective est donc l’acte de regarder en arrière souvent.

Le rituel “Rétrospective”, lui, est par extension le moment privilégié qui permet à un groupe de personne d’inspecter le passé en “regardant en arrière” et, on le verra, d’en tirer des avantages pour l’avenir.

Juste parce que Scrum dit de le faire ?

J’aime beaucoup cette phrase d’Albert Einstein :

Insanity is doing the same thing over and over and expecting different results

Effectivement la raison même de la Rétrospective est de nous aider à voir ce que l’on fait toujours de la même manière et qui ne fonctionne pas !

Pour quel objectif ?

Généralement à la sortie de Rétrospectives, on cherchera à obtenir un plan d’action clair, la “température” de l’équipe sur son humeur, sa motivation ou encore sa confiance sur le projet.

Mais au final, le réel objectif est d’obtenir la certitude que le monde sera un brin meilleur que ce qu’il a été.

Les ingrédients pour organiser une Rétro efficace

Une Rétrospective, comme toute réunion, ne se fait pas par hasard et mérite de la préparation.

Dans le livre Getting Value out of Agile Retrospectives, Luis Gonçalves et Ben Linders nous donne quelques clés pour préparer ses Rétrospectives.

Ingrédient 1 : Avoir un facilitateur

Mon conseil : faire tourner le rôle dans l’équipe.

Ingrédient 2 : Quel objectif avez-vous ? 

L’objectif devra être énoncé au début de la Rétrospective.

Mon conseil : faite simple, n’imaginez pas pouvoir résoudre tous les problèmes en une seul fois.

Ingrédient 3 : l’historique et le contexte, s’ils ne sont pas connus, doivent être précisés. 

Voici une checklist que vous pouvez utiliser :

–          que s’est-il produit durant le(s) dernier(s) Sprint(s) ?

–          quel est l’impact des changements externes sur l’équipe ?

–          comment s’est déroulée la précédente revue ?

–          comment s’est déroulée la précédente Rétrospective ?

–          quelle la relation entre les membres de l’équipe ?

–          comment  se sent l’équipe ?

–          …

Ces nombreuses questions doivent permettre d’imaginer les problèmes rencontrés par l’équipe et orienter la Rétrospective en prenant en compte ce contexte.

Mon conseil : sans historique ou sans contexte vous risquez de frustrer, ne vous lancez pas dans une rétrospective sans une idée du contexte.

Ingrédient 4 : Trouver le lieu adéquate

Il est ensuite nécessaire de se poser la question du lieu dans lequel se déroulera la Rétrospective.

J’ai nettement ma préférence pour un autre lieu que la “Team Room”, mais celle-ci a tout de même quelques avantages, comme par exemple le fait que tous les “items”, au sens large, et tous les artefacts du sprint sont présents et nettement visibles.

Cette pièce à toujours la même symbolique de travail, la Rétrospective est une réunion de travail.

A contrario, dans la Team Room, la tentation de s’arrêter pour se remettre à développer est forte car même s’il s’agit d’un lieu de travail, il représente un travail précis qui est le développement.

Dans un autre lieu, certes il n’est parfois pas possible de déplacer tous les items et tous les artefacts, mais le fait qu’il s’agisse d’un autre lieu permet d’avoir une réflexion différente.

Notre cerveau associe aisément un lieu avec une tâche précise, pire il associe même par fainéantise une tâche précise ou une idée à un lieu. Typiquement il vous est déjà surement arrivé de rester assis dans votre canapé et de vous dire : je dois faire ceci ou cela, et une fois que vous avez changé de pièce impossible de vous rappeler pourquoi vous vous êtes levés …

Mon conseil : aidons donc notre cerveau et changeons de lieu pour notre Rétrospective !

Ingrédient 5: la méthode

Il existe de nombreuses pratiques/méthodes pour animer une Rétrospective (MASH, MadGladSad, Jeopardy, Starfish, Dixit, Speed Boat …) et il convient de choisir quelle est celle qui sera idéale pour votre Rétrospective.

Cette pratique dépend de plusieurs paramètres :

–          Avez-vous besoin de matériel spécifique (vous ne ferez pas de Rétrospective Dixit sans

les cartes du jeu de Jean-Louis Roubira, difficile de faire un starfish sans un paperboard ou un

tableau blanc).

–          Quelle est votre humeur, avez-vous envie de jouer ?

Mais surtout :

–          Quel est votre objectif, la communication de l’équipe est-elle bonne ?

–          Quelle est la méthode que vous avez utilisé la dernière fois ? Il est nécessaire de changer

régulièrement pour aborder les problèmes selon plusieurs angles, mais également pour éviter

de lasser l’équipe.

–          Combien de temps avez-vous devant vous ?

Plusieurs sources sont intéressantes pour choisir votre méthode, je ne saurais que trop vous

conseiller l’excellent livre de Luis Conçalves et Ben Linders que vous pouvez acheter ici :

https://leanpub.com/gettingvalueoutofagileretrospectives_FR

Ainsi que les sites :

http://plans-for-retrospectives.com/

http://retrospectivewiki.org/index.php?title=Main_Page

Une fois le lieu choisi, l’objectif choisi et la méthode choisie nous pouvons débuter.

Et du coup comment fait-on ?

Esther Derby et Diana Larsen dans Agile Retrospective – Making good team better propose un cycle d’organisation pour la Rétrospective, qui a le mérite de mettre en place les choses simplement.

Ce cycle en 5 étapes se décompose en :

1)      Set the stage / Mise en place

2)      Gather data / Récolter des données

3)      Generate insight / Générer des idées

4)      Decide what to do / Décider quoi faire

5)      Close the retrospective / Clore la Rétrospective

Phase de Mise en place : Créer l’environnement propice 

La mise en place en elle-même ne doit pas durer plus de 5 minutes, elle permettra de poser le décor et d’énoncer clairement l’objectif de la Rétrospective, on demandera un mot ou deux à chaque participant sur leur souhait, leur envie ou on leur demandera un avis.

A l’issu de cette phase, on précisera l’approche qui va être établie.

Mon conseil : surtout faites en sorte que tout le monde s’exprime pendant cette phase. Si une personne ne parle pas pendant les 5 premières minutes de la Rétrospective, vous lui donnez tacitement un blanc-seing pour rester en dehors de la Rétrospective et il sera d’autant plus compliqué de l’inclure dans les débats par la suite.

Phase de Récolte des données : Privilégier l’objectivité

La phase de récolte des données elle, permet aux participants de se mettre à niveau et de partager le même niveau d’information. Durant cette phase, on collectera les événements positifs comme négatifs en invitant les participants à percevoir en quoi ces événements ont influé sur le sprint.

Mon conseil : cette phase pourrait être émotionnellement chargée, dans une équipe au passif tendue, je préfère utiliser une rétrospective orientée vers les éléments positifs du sprint précédent, par exemple : demander à l’équipe de mettre sur Post-It : les événements positifs qui ont marqués l’équipe durant le sprint précédent, les forces que l’équipe a montré durant le sprint précédent et les succès aussi minime soit-il que l’équipe a pu fêter.

Phase d’idéation : a plusieurs nous sommes plus forts

La phase suivante est là pour générer des idées, on utilisera ici l’intelligence collective et la perception objective des événements dans lequel la phase précédente nous a mis pour amener les participants à réfléchir sur de nouvelles conditions, de nouvelles interactions ou de nouveaux schémas qui pourront contribuer à son succès.

Les participants considèrent des possibilités ou des pratiques additionnelles qui leur permettront de grandir et de s’améliorer.

On s’appuiera généralement sur les informations récoltées dans la phase précédentes pour imaginer de nouveaux scénarios dans lesquels il ne sera plus possible de reproduire les mêmes erreurs ou dans lesquels les conditions sont réunies pour reproduire les comportements positifs.

Mon conseil : souvenir du futur est une animation sympathique pour cette phase, l’idée est de se positionner mentalement dans le futur et de s’imaginer le passé, vu depuis ce futur. Par exemple, en rebondissant sur la phase précédente : nous sommes à la prochaine rétrospective, quels sont les évènements positifs qui ont marqués l’équipe durant le sprint, quelles sont les forces que l’équipe a montré durant le sprint et quels sont les succès que l’équipe a pu fêter.

Phase orientée solutions : pour s’améliorer 

Généralement dans la phase 3, de nombreuses idées sont mises en avant, on se leurrerait en imaginant être capable de tout faire avant la prochaine Rétrospective et ce serait une grave erreur de ne pas mettre en place ce qui a été décidé. De plus certaines idées ne sont tout simplement pas réalistes ou simplement pas intéressantes pour tous les participants.

Il convient donc de décider quoi faire ensemble durant la Rétrospective. Il faut que les participants se mettent d’accord sur un plan d’action clair et réaliste à expérimenter avant la prochaine Rétrospective.

Mon conseil : rester réaliste et faire simple. Un dote voting pour se concentrer sur les “thématiques” dominantes et ensuite une phase de réflexion pour trouver des actions à faire autour de ces thématiques.

Phase de clôture : rétro de votre rétro

Et finalement il est temps de clore la Rétrospective. Durant cette dernière phase très courte, il est souvent utile de créer des visuels de la Rétrospective qui permettront de se remémorer les causes qui ont amené à la mise en place du plan d’action. Cette phase permet également de créer des métriques et autres indicateurs à partager au reste de l’univers (la Rétrospective restant confidentielle). Il peut également être intéressant de faire une courte Rétrospective de la Rétrospective afin que l’animateur puisse avoir des axes d’amélioration pour la prochaine fois.

Rétrospective VS Atelier de conception 

J’ai trouvé amusant de mettre en parallèle ce cycle avec l’animation d’un atelier de conception et par extension avec la gestion des systèmes complexes par le modèle Cynefin (http://en.wikipedia.org/wiki/Cynefin) où la première et la dernière phase se retrouveraient dans la zone « Obvious » du cycle, la seconde phase dans la partie Chaotic, la troisième phase dans la partie Complex et la dernière phase dans la partie Complicated.

Bon on commence maintenant ?

Il est primordiale de rappeler certains éléments propres à la Rétrospective, surtout si les participants ne sont pas des habitués.

La toute première chose sera surement de rappeler la Prime Directive :

Indépendamment de ce que nous découvrons. Nous comprenons et nous croyons sincèrement que chacun a fait du mieux qu’il pouvait, compte tenu de ce qu’il savait à l’époque, de ses compétences et de ses prérogatives, des ressources disponibles et de la situation.

Il est aussi cruciale de rappeler que la Rétrospective est un moment-sanctuaire, un temps où tout peux et doit être dit. La Rétrospective c’est Las Vegas : ce qui se passe pendant la Rétrospective reste entre les participants de la Rétrospective et ne peux/ne doit pas être utilisé en dehors. Le risque est de détruire la confiance des participants, oublier alors toute idée d’amélioration continue. Ensuite débuter votre Rétrospective, quelques règles d’or doivent cependant être respectées :

–          Se focaliser sur ce qu’il est possible de faire, préférez donc une liste réaliste d’actions à une liste parfaite qui traite tous les points.

–          La recherche de coupable est la pire des choses à faire, concentrez-vous sur l’apprentissage des erreurs et la compréhension.

–          Le résultat dépend de l’équipe et pas d’un seul individu.

–          Toute chose peut et doit être critiquée, par contre les gens ne peuvent pas être critiqués.

–          Utilisez les symptômes pour retrouver les raisons.

Ha et au fait, qui est l’animateur ?

Une Rétrospective mal facilitée aura des mauvaises conséquences visibles très rapidement. Elle pourra se transformer en séance de plainte ou de chouinage, alors qu’elle devrait aider à comprendre les raisons de ces plaintes, les gens ne se plaignent généralement pas sans raison. Pire elle pourrait se transformer en règlement de compte. Il faut absolument que le facilitateur soit très vigilant sur ces points.

Au sens purement Scrum le seul animateur/facilitateur valable est le Scrum Master, c’est non seulement dans ses attributions, mais c’est même l’une des tâches principales de son travail que d’animer ces rituels. Cependant je suis convaincu que n’importe quel membre de l’équipe devrait pouvoir animer la rétrospective, pourquoi un Product Owner ne pourrait pas l’animer par exemple, moi je le fais régulièrement, ne serait-ce que parce que le Scrum Master a certainement lui aussi des idées et un ressenti sur le projet.

Je ne pense pas que le facilitateur ait l’obligation de s’exprimer pendant la rétrospective, le risque de tomber dans une position de décideur serait trop importante, il est donc uniquement là pour guider. Si vraiment (vraiment !) il pense pouvoir apporter quelque chose durant une des phases de la rétrospective, il faudra absolument qu’il précise au reste de l’équipe qu’il retire sa casquette de facilitateur (vraiment !).

A vous de jouer !

Pour finir un peu de lecture :

Dans l’ouvrage “Getting Value out of Agile Retrospectives” Luis Gonçalves et Ben Linders nous donne quelques clés pour préparer ses Rétrospectives et quelques idées de rétrospective à mettre en place. Leur livre est disponible ici : https://leanpub.com/gettingvalueoutofagileretrospectives_FR.

Esther Derby et Diana Larsen dans Agile Retrospective – Making good team better vous explique tout sur la Rétrospective et sur l’organisation d’un rétro efficace.

Quelques idées de rétrospective bien intéressantes :

Ainsi que les sites :

http://plans-for-retrospectives.com/

http://retrospectivewiki.org

http://www.funretrospectives.com

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